We gebruiken cookies om je ervaring te verbeteren. Om aan de nieuwe e-Privacy richtlijn te voldoen, vragen we je om toestemming om cookies te plaatsen. Lees meer.
Privacybeleid
Model
Privacyverklaring
Van: Meneer Kees VOF
Tweede Broekdijk 5
7122 LB Aalten
Datum: Mei 2018
Versie: 1
- I. ALGEMEEN
Over deze privacyverklaring
Voor Meneer Kees VOF en de daaronder vallende handelsnamen is privacy en een veilige omgeving van groot belang.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen ons bedrijf. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij Meneer Kees VOF is.
Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt Meneer Kees VOF ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen (SSL certificaat) en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de Meneer Kees VOF is de functionaris die gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de Meneer Kees VOF diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van Meneer Kees VOF
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de Meneer Kees VOF de coördinatie van die waarborgen belegd bij:
|
☐ Een coördinator gegevensbescherming |
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met:
|
Roeël Arentsen – Lawant Mail: administratie@meneerkees.nl |
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
- Het recht op dataportabiliteit.
Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij binnen onze organisatie. - Het recht op vergetelheid.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de administratie van Meneer Kees VOF is mogelijk en Meneer Kees VOF moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van Meneer Kees VOF zich daar niet tegen verzetten. - Recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien. - Recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van Meneer Kees VOF zich hiertegen niet verzetten. - Het recht op beperking van de verwerking:
Het recht om minder gegevens te laten verwerken. - Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming voor rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen. - Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
- Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met Meneer Kees VOF via de contactgegevens hierboven vermeld. Meneer Kees VOF zal vervolgens uw verzoek behandelen. Meneer Kees VOF zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft Meneer Kees VOF een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. Meneer Kees VOF zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet Meneer Kees VOF rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van Meneer Kees VOF.
- VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & klantenadministratie
Gezien de werking van Meneer Kees VOF en haar zakelijke belangen worden diverse verwerkingen van gegevens vastgelegd in de administratie en websites van ondernemingen die onder Meneer Kees VOF werken.. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld boekhouding) en de klantenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
|
Algemene Organisatie |
||
|
Situatie |
welke (verplichte)gegevens zijn erbij betrokken |
grondslag |
|
Meneer Kees VOF is de juridische naam waaronder een zestal handelsnamen vallen, te weten: MGPcards; Wenskaartenvoordeel; Papercards; Kalendervoordeel; MeneerKeesonline en Outlet36.. |
☐ Particuliere- bedrijfs- of organisatienaam ☐ naam en voornamen c.q. voorletters contactpersoon ☐ Adres, postcode en woonplaats ☐ Telefoonnummer ☐ Mailadres ☐ KvK nummer, indien vereist. |
Meneer Kees VOF verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en;
het gerechtvaardigd belang van Meneer Kees VOF om de informatie aan afnemers en het verwerken van bestellingen vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid. |
|
Klantenadministratie |
||
|
Situatie |
welke gegevens zijn erbij betrokken |
grondslag |
|
Meneer Kees VOF maakt gebruik van een boekhoud-administratie en klantenadministratie in webshops en software voor de boekhouding. |
☐ Particuliere- bedrijfs- of organisatienaam ☐ naam en voornamen c.q. voorletters contactpersoon ☐ Adres, postcode en woonplaats ☐ Telefoonnummer ☐ Mailadres ☐ KvK nummer, indien vereist. |
Meneer Kees VOF verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en/of; ter uitvoering van de koopovereenkomst |
III VERWERKINGEN VANWEGE ACTIVITEITEN VAN MENEER KEES VOF
In het kader van de onderneming en al haar activiteiten binnen deze onderneming verwerkt Meneer Kees VOF diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
|
Wel |
niet |
Situatie |
welke gegevens zijn erbij betrokken |
grondslag |
|
|
☐ |
Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar afnemers en inkopers van inkooporganisaties, dan wel personen met wie Meneer Kees VOF regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van Meneer Kees VOF. |
De nieuwsbrieven worden: ☐ periodiek verstuurd |
☐ Particuliere- bedrijfs- of organisatienaam ☐ naam en voornamen c.q. voorletters contactpersoon ☐ Adres, postcode en Woonplaats. ☐ e-mailadres ☐ Telefoonnummer |
Meneer Kees VOF verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
haar gerechtvaardigd belang, en/of de uitvoering van een overeenkomst. |
|
|
☐ |
Er worden in de nieuwsbrief gegevens van zieke personen vermeld. |
nvt |
nvt. |
||
|
☐ |
Er worden folders en catalogussen uitgegeven |
De folders en catalogussen worden digitaal of per post verstuurd.: |
☐ Particuliere- bedrijfs- of organisatie naam ☐ Naam, voornaam c.q. voorletters contactpersoon ☐ Adres, postcode en Woonplaats |
Dit acht Meneer Kees VOF een ‘Gerechtvaardig belang’. Folders worden verstuurd aan afnemers van Meneer Kees VOF Afnemers kunnen zich hiervoor uit laten schrijven. |
|
|
☐ |
Op onze website staan foto’s van medewerkers en/of andere mensen |
☐ Naam, voornaam c.q. voorletters |
Foto’s worden geplaatst met toestemming van betrokkenen. Foto’s worden alleen geplaatst als deze een gerechtvaardigd belang voor het bedrijf betekend. |
||
|
☐ |
Via de websites kunnen (potentiële) afnemers contact opnemen via een contactformulier waar een aan te vinken optie is voor het geven van toestemming voor het verwerken van de persoons-/contactgegevens, bijvoorbeeld ten behoeve van een te ontvangen nieuwsbrief. |
De gegevens die worden verzameld via het ingevulde formulier dat de aanvrager indient:
|
In het contact-formulier moeten mensen ten minste invullen: ☐ naam en voornamen c.q. voorletters; ☐ e-mailadres ☐ telefoonnummer |
Meneer Kees VOF wil toegankelijk zijn voor haar afnemers voor het beantwoorden van vragen.
. |
|
|
☐ |
|
Melding datalek |
Alle persoonlijke gegevens van afnemers en medewerkers. |
Een datalek zal worden gemeld bij de autoriteit gegevens bescherming. |
|
- BEWAARTERMIJNEN
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van klanten bewaren we in ieder geval zolang zij als afnemer te boek willen staan. Eén keer per jaar ontvangen de afnemers, die in het afgelopen jaar geen afname gepleegd hebben, een digitaal schrijven of zij nog in ons klantenbestand willen blijven staan.
Bij uitschrijving bewaren we de gegevens van klanten die daadwerkelijk goederen hebben afgenomen nog zeven jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan, dit in verband met de eisen van de belastingdienst. Klanten die de afgelopen twee jaar geen afname hebben gepleegd worden uit het bestand verwijdert.
- DOORGIFTE AAN ANDEREN
Meneer Kees VOF geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
- Administratiekantoren
- Internetdiensten (cloud-opslag en onderhoud webshops)
- Belastingdienst
Wij geven geen gegevens door aan welke andere organisatie of dienst dan ook voor commerciële of andere doeleinden.
Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.
Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
|
niet |
wel |
maatregel |
|
|
☐ |
Meneer Kees VOF heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming aangewezen in de persoon van Roeël Arentsen – Lawant |
||
|
☐ |
De coordinator gegevensbescherming evalueert namens de directie van Meneer Kees VOF het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement) |
☐ jaarlijks ☐ wanneer noodzakelijk : |
|
|
☐ |
De directie van Meneer Kees VOF en medewerkers die met privacy gegevens werken krijgen een bericht over het privacybeleid van Meneer Kees VOF, door toezending van het privacy-statement |
☐ jaarlijks ☐ bij intreding als medewerker
|
|
|
☐ |
De afnemers bij Meneer Kees VOF worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid door plaatsing op onze websites. |
☐ de website ☐ bij aflevering van producten ☐ op verzoek |
|
|
☐ |
De bezoekers op één van onze websites worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van Meneer Kees VOF via |
☐ de website ☐ anders: Bij offertes ook schriftelijke verwijzing naar onze website |
|
|
☐ |
Binnen ons bedrijf is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte. |
||
|
☐ |
Binnen Meneer Kees VOF is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens deze: |
☐ deze maandelijks worden gewijzigd |
|
|
☐ |
Meneer Kees VOF beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een brandwerende kast) door een wachtwoord en een veilig slot op de ruimte of kast. Daarnaast worden alle computers elke avond afgesloten en zijn deze alleen met een wachtwoord op te starten. |
||